AUDIOCONFERENZA: “meno costi più ore lavoro” – colloquio con l’Ingegner Pier Angelo Sottile, manager di GESI SRL

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Agosto 2014 – L’Ingegner Pier Angelo Sottile è Consulente Senior della società GESI Gestione Sistemi per l’Informatica Srl, società di ingegneria che conta su oltre 50 professionisti e opera quasi esclusivamente sul mercato dell’Informatica per la Sanità. E’ un manager che viaggia spesso per lavoro, soprattutto nei paesi del Nord Europa. Nell’ottica di ottimizzare le risorse e di contenere i costi di trasferta, la GESI ha deciso di adottare in maniera estesa il servizio di conference call, ponendosi come obiettivo di svolgere almeno il 40% delle riunioni con i clienti e partner in audioconferenza.

Lo abbiamo intervistato per farci raccontare quali cambiamenti ha introdotto questa direttiva aziendale.

D: Come ha accolto la direttiva aziendale di limitare le trasferte in favore delle conference call?

R: Molto favorevolmente. Ho spinto anche io in questa direzione, perchè dopo anni di viaggi di lavoro, ho constatato che una buona parte delle riunioni possono essere tranquillamente svolte in modo virtuale, ad esempio in audioconferenza, con notevole risparmio di denaro per l’azienda e di tempo per me. Non tutte le riunioni, ovviamente, possono prescindere dalla presenza fisica, ma l’obiettivo di svolgerne il 40% in conference call è realistico.

D: Quanto viaggia all’incirca?

R: Un paio di volte al mese.

D: Sa quanto spende l’azienda per un suo viaggio di lavoro?

R: Il costo varia molto in base alla destinazione e alla durata. Ma volendo stimare una spesa media direi all’incirca 700 euro a trasferta.

D: Quanto spende invece per una riunione in conference call?

R: Il nostro servizio di conference call, JOINAUDIO, è tariffato in base al numero dei partecipanti e alla durata del collegamento. Mediamente svolgo le mie conferenze audio con almeno tre o quattro persone collegate da telefono o in VoIP dal proprio pc. Il costo totale della conferenza telefonica è inferiore ai 150 euro.

D: Quindi è corretto dire che la sua azienda risparmia circa 550 euro ogni volta che lei svolge una riunione in conference call rispetto a una trasferta?

R: Grosso modo si, anche se è difficile fare una media precisa e, comunque, nel calcolo del risparmio permesso dalle conference call andrebbe considerato anche il tempo improduttivo per gli spostamenti in taxi e per il volo. Nel mio caso sono diverse ore che comunque all’azienda costano.

D: Facendo un rapido calcolo, in un anno l’azienda spende per i suoi viaggi di lavoro più di 15.000 euro, mentre se le riunioni fossero svolte tutte in audioconferenza spenderebbe poco più di 3.600 euro. E’ corretto?

R: Si, è corretto. Tuttavia non è realistico pensare che tutte le riunioni possano essere svolte in conference call. Come ho già detto, è ragionevole porsi l’obiettivo di sostituire circa il 40% delle trasferte con riunioni virtuali via telefono, pc, tablet o smartphone. In ogni caso, per noi sarebbe un grande risparmio considerando che non sono l’unica persona della GESI che viaggia per lavoro.

D: Vede altri vantaggi nell’usare un servizio di conference call, a parte il risparmio di tempo e denaro per l’azienda?

R: Sicuramente. La qualità della vita migliora se si possono ridurre i viaggi di lavoro: con le conference call si annulla lo stress delle trasferte, si ottiene una maggiore produttività e si ha più tempo libero da dedicare alla famiglia. Inoltre, quando è impossibile viaggiare per cause di forza maggiore, da una parte si rischia di rimanere appiedati fuori sede, dall’altra i meeting virtuali diventano l’unico strumento per la comunicazione di gruppo.

D: Cosa intende con “quando è impossile viaggiare per cause di forza maggiore”?

R: Ad esempio gli eventi atmosferici. Ricordo la famosa eruzione del vulcano islandese nella primavera del 2010. Per quasi un mese fu impossibile prendere un aereo per il nord Europa a causa della cenere dispersa in aria, ed io fui tra quelli che rimasero appiedati proprio a causa di quella eruzione! Fui costretto a tornare dalla Danimarca in treno. Un viaggio interessantissimo ma interminabile. Anche eventi atmosferici meno drammatici rendono spesso sconsigliabile viaggiare in aereo, treno o auto, a volte persino per brevi tratti.

D: La conference call è un servizio affidabile? Ad esempio, il blackout telefonico che c’è stato in Italia qualche mese fa, il 13 giugno, vi ha creato problemi?

R: Non abbiamo avuto problemi, grazie alla scelta del provider. Inoltre le conference call possono essere svolte anche attraverso internet. Se avessimo avuto problemi con la rete telefonica, avremmo semplicemente fatto le conference call in VoIP.

D: Ma in questo caso avreste dovuto farlo attraverso il pc.

R: Non necessariamente. Esiste un’app JOINAUDIO anche per smartphone e tablet.

PROFILO PROFESSIONALE DELL’ING. SOTTILE

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L’Ingegner Pier Angelo Sottile fa parte del team dirigenziale della GESI Gestione Sistemi per l’Informatica Srl e coordina le attività di analisi e sviluppo di sistemi informatici strategici per la Sanità, ma anche per altri domini applicativi. E’ responsabile sia di progetti di ricerca che industriali, anche a livello internazionale. Tra questi, il coordinamento sin dal 1999 del progetto di implementazione per la Regione di Copenaghen (“Region Hovedstaden”) di una piattaforma per la gestione integrata dei dati dei 3,5 milioni di assistiti della Regione, in linea con la “visione aziendale unitaria” della GESI, che vede come elemento strategico l’integrazione di tutte le informazioni in una piattaforma di dati e servizi per garantire la continuità dei processi, l’accessibilità e la “apertura” del patrimonio informativo. Su mandato della GESI, l’Iingegner Sottile segue le attività di standardizzazione in Informatica Sanitaria a livello nazionale in UNI e, dal 2013, in UNINFO come Presidente della Commissione d’Informatica Medica, nonchè a livello europeo e internazionale nei rispettivi comitati tecnici d’Informatica Sanitaria CEN TC251 e ISO TC215.

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