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Giugno 2014 – Anche per i meeting in audioconferenza è bene osservare alcune regole per comportarsi sempre in modo professionale.

Ricorda le date e gli orari delle tue conference call

Assicurati di sapere quando inizia l’audioconferenza e di avere a portata di mano il numero da chiamare e il pin da digitare per non doverli cercare all’ultimo minuto.

Non essere in ritardo

Collegati alla conference call con un paio di minuti in anticipo, soprattutto quando sei tu la persona che deve aprire la discussione.

Silenzia il microfono quando non hai la parola

Premi il tasto mute del tuo telefono per evitare che rumori ambientali o le voci di altri colleghi presenti nella tua stanza possano disturbare la conference call.

Presentati prima di prendere la parola

Dato che in una conference call, diversamente da una videoconferenza, non ci si può vedere, è importante sapere chi sta parlando in ogni momento. Se non hai un buon grado di confidenza con i tuoi interlocutori, la prima volta che prendi la parola presentati con nome, cognome, ruolo e azienda che rappresenti.

Annota argomenti e domande

Come avviene per le normali riunioni, anche quando partecipi ad un’audioconferenza annota e spunta gli argomenti o le domande che vorresti discutere. Questo ti aiuterà a rendere i tuoi interventi più rapidi e sintetici.

Fai attenzione ai rumori ambientali

Per la tua conference call trova un luogo il più possibile silenzioso. Anche i rumori esterni come traffico, vociare di persone e abbaiare di cani possono disturbare il tuo audio quando prendi la parola.

Non distrarti

Le mail da leggere, la chat di Skype, i colleghi che fanno domande i documenti sulla scrivania rappresentano fonti di distrazione pericolose. Se durante la conference call qualcuno ti fa una domanda cogliendoti di sprovvista, non farai una bella figura.

Ricorda i compiti del leader

Ogni conference call dovrebbe avere un un leader. Se sei tu ad organizzare l’audioconferenza, ricorda che a come leader spetta a te il compito di inviare le mail di convocazione, dirigere la discussione, far rispettare i tempi e inviare le eventuali email di follow-up al termine della conferenza.

Rispetta l’agenda degli argomenti

Il programma dovrebbe essere definito prima della conference call e condiviso con tutti i partecipanti. Durante la discussione cerca di restare focalizzato sugli argomenti in agenda.

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