meeting

Buone pratiche ed errori da evitare quando si organizzano webinar e training a distanza.

Quando si organizza un webinar o una sessione di formazione a distanza, il segreto del successo si può riassumere con una sola parola: coinvolgimento. Un meeting virtuale ben organizzato, infatti, riesce a coinvolgere tutti i partecipanti e a raggiungere al tempo stesso gli obiettivi.

Attenzione ai segnali durante la videoconferenza

Che si tratti di un meeting, di un webinar o di formazione a distanza, le azioni da compiere per coinvolgere il pubblico sono sempre le stesse. Ma come si fa a capire quando una persona collegata in videoconference è realmente coinvolta? Proviamo a identificare una serie di segnali rivelatori: una persona coinvolta è concentrata, attenta, entusiasta, spontanea, curiosa, fa domande ed è disponibile; al contrario, una persona non coinvolta è disinteressata, passiva, annoiata, frustrata, indifferente e segue l’incontro in modo meccanico.

Collaborazione in videoconferenza

Per ottenere buoni risultati, chi conduce un meeting online deve in primo luogo evitare di seguire un approccio unidirezionale. Proiettare slide in sequenza di fronte a un pubblico che rimane passivo e lasciare solo qualche minuto alla fine per le domande è un metodo che non funziona. Quando si progetta un webinar bisogna tener presente che la collaborazione, le sessioni pratiche, l’affiancamento di esperti, ecc. sono elementi cruciali per evitare a chi partecipa di andare incontro a una delusione.

Numero dei partecipanti in videoconferenza

Per questo è molto importante limitare i partecipanti alla videoconferenza ad un numero ragionevole e, quando necessario, suddividerli in gruppi più piccoli. E’ bene anche coinvolgerli via audio, chat o lavagna interattiva. In altre parole, i facilitatori e gli ideatori del corso in videoconferenza devono pensare all’evento online nello stesso modo in cui pensano a qualunque altro evento di formazione in presenza. Se si applicano queste buone pratiche, i partecipanti alla videoconference ricorderanno le informazioni apprese, acquisiranno nuove competenze e potranno verificare in modo tangibile i miglioramenti in termini di prestazioni e nuovi comportamenti.

Come utilizzare gli strumenti della piattaforma

I facilitatori non dovrebbero usare uno strumento della piattaforma online per il gusto di utilizzarlo, ma solo se è utile per gli obiettivi del meeting, del webinar o della formazione. Per esempio, è meglio evitare di effettuare un sondaggio tra i partecipanti solo per spezzare il ritmo di un webinar condotto ex cathedra dal relatore o porre domande in chat in modo casuale. Attività online ben congegnate – in linea con gli obiettivi dell’evento – sono cruciali per massimizzare il coinvolgimento e forniscono struttura e scopo all’interazione.

Analizziamone alcune.

Preparazione e benvenuto

Come per gli incontri di persona o gli eventi di formazione in classe, i partecipanti devono prepararsi prima di usare gli strumenti a disposizione. Insegnare ai partecipanti come usare una chat quando si rivede l’agenda della riunione o si ripassano gli obiettivi della formazione non fa che distrarre. Il benvenuto e le attività di preparazione sono perfetti per dare il via a un meeting online, a un webinar o a un evento di formazione: assicurano un inizio puntuale; aprono la sessione con un’attività che non si limita a chiedere ai partecipanti di sedersi e ascoltare; preparano il terreno per l’interazione e la collaborazione. Le attività preliminari servono anche per controllare che tutto funzioni e facilitano un buon processo di comunicazione tra i partecipanti e i relatori.

Attività centrate sul contenuto

Le attività centrate sul contenuto dovrebbero essere la parte più importante del programma. Anche queste devono prevedere una buona dose di interattività e coinvolgimento durante la videoconferenza. Solo così le informazioni trasmesse rimarranno ben impresse e si potranno acquisire nuove competenze.

Conclusioni

Uno degli errori più grandi da evitare quando si organizzano eventi in videoconferenza è non lasciare abbastanza tempo per concludere la sessione con un’attività che resti impressa. Pianificare un’attività specifica di chiusura è un modo di sigillare le informazioni apprese. Le attività conclusive devono spingere i partecipanti a contribuire con loro pensieri e dee e a spiegare come useranno le conoscenze e le abilità acquisite nel loro lavoro. Infine, non bisogna dimenticare di gratificarsi per i risultati raggiunti e festeggiare eventuali ricorrenze o compleanni per ispirare i partecipanti alla videoconferenza e farli sentire parte di un vero team.


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