VIDEOCONFERENZA: 7 buone ragioni per adottarla in azienda

Gennaio 2014 – Secondo manager e analisti ci sono almeno 7 buone ragioni perchè le aziende investano in una soluzione di videoconferenza. In questo articolo descriviamo brevemente i vantaggi della videoconferenza per le imprese.

1. La videoconferenza riduce i costi di viaggio

Nell’economia globalizzata di oggi, viaggiare rappresenta il presupposto per sfruttare a pieno le opportunità di mercato. Recarsi all’estero per incontrare clienti e partner è un rituale di business rispettato da anni e nulla potrà mai sostituire l’immediatezza e l’impatto delle interazioni dal vivo. Ma una grande percentuale di viaggi d’affari o di routine – con tutte le spese che comportano – può essere azzerata grazie alla videoconferenza. I grandi miglioramenti in termini di qualità video, disponibilità e facilità d’uso del servizio e la possibilià di condividere contenuti in alta definizione, rendono oggi la videoconferenza lo strumento più efficace per abbattere i costi di trasferta delle riunioni fisiche. Il risparmio sui costi di viaggio è facile da calcolare per determinare il ROI di un investimento in videoconferenza. Per calcolare il ROI della videoconferenza bisogna prendere il numero di viaggi effettuati ogni anno e moltiplicarlo per il costo totale di trasferta: trasporto da e per l’aeroporto, volo, spese di soggiorno, costo del tempo perso nel viaggio. Dopo aver fatto questi calcoli, lo si raffronta all’investimento per dotarsi del servizio e degli eventuali apparati di videoconferenza. La maggior parte delle imprese constaterà che le spese di viaggio relative ad un solo anno risultano notevolmente superiori all’investimento in videoconferenza!

2. La videoconferenza aumenta la produttività dei gruppi di lavoro

I gruppi di lavoro possono avere problemi di produttività a causa delle difficoltà di comunicazione tra le persone che si trovano in luoghi diversi. La maggior parte dei team interagisce via telefono, e-mail, messaggistica istantanea o applicazioni di workflow. Tuttavia l’80% della comunicazione avviene tramite il linguaggio non verbale, quindi la capacità delle persone di collaborare a distanza usando questi metodi può risultare più lenta e difficoltosa. Se invece le riunioni avvengono in videoconferenza è più facile per i partecipanti restare concentrati grazie alla trasmissione delle immagini. Il video infatti permette di cogliere le espressioni del linguaggio non verbale e rendoe molto più veloce la comunicazione rispetto alla miriade di e-mail o di messaggi che normalmente vengono scambiati nelle discussioni a distanza. Il risultato è che le decisioni vengono prese più rapidamente e la produttività di tutto il team aumenta notevolmente.

3. La videoconferenza fornisce un supporto costante alle persone in mobilità

Oggi è possibile svolgere videoconferenze con qualità professionale non solo con i sistemi di videoconferenza da sala (ad esempio endpoint H.323) ma anche con pc, laptop, tablet e smartphone ed in qualsiasi area coperta dal WiFi o dalle reti 3G/4G. Questo permette, in qualasi momento, di organizzare riunioni istantanee in videoconferenza o webconference con dipendenti, clienti, agenti, fornitori e partner che si trovano fuori dall’ufficio o dalla propria abitazione.

4. La videoconferenza migliora il processo di selezione e assunzione del personale

I processi di assunzione possono essere molto lunghi e costosi, soprattutto quando i candidati si trovano in altre città o quando nelle interviste di selezione sono coinvolte più figure aziendali. Le aziende che dispongono di sistemi di videoconferenza nei loro uffici possono risparmiare molto tempo grazie alla possibilità di condurre le interviste in videoconferenza. Un ulteriore vantaggio delle selezioni in videoconferenza è che le interviste possono essere registrate, consentendo ai selezionatori di vedere e valutare il candidato anche in un secondo momento.

5. La videoconferenza migliora la qualità della vita dei dipendenti

Un altro vantaggio della videoconferenza in ambito aziendale è quello di aiutare i dipendenti a mantenere un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata, grazie alla riduzione dei viaggi di lavoro che permette di trascorrere più tempo con le famiglie. Grazie alla videoconferenza, in molti casi i dipendenti possono svolgere tutta o parte della loro attività lavorativa da casa, riducendo così il tempo perso e le spese di spostamento per recarsi in ufficio.

6. La videoconferenza garantisce vantaggi competitivi

La videoconferenza offre molteplici vantaggi competitivi. I team che comunicano in videoconferenza condividono più efficacemente le informazioni e le competenze. Ciò permette decisioni più veloci e condivise che aiutano a risparmiare tempo a vantaggio del lancio di nuovi prodotti e servizi. I team di supporto e customer care utilizzano la videoconferenza per stabilire un rapporto personale con i clienti, aumentando la fidelizzazione rispetto al tradizionale call center. Le aziende manifatturiere usano la videoconferenza e la condivisione dei contenuti per controllare la qualità dei prodotti, effettuare le revisioni e garantire l’accuratezza di tutta la catena di distribuzione, avvantaggiandosi sui concorrenti che continuano ad affidarsi ai metodi tradizionali, più lenti e più costosi. La videoconferenza consente ai direttori vendite di restare in contatto costante con la forza commerciale dislocata sul territorio nazionale ed estero.

7. La videoconferenza rispetta l’ambiente

La videoconferenza è senza dubbio una tecnologia “verde”, perchè riducendo drasticamente la necessità di viaggiare, consente di ridurre anche i consumi di energia. Grazie alla videoconferenza, le imprese possono anche ridurre notevolmente le emissioni di carbonio (CO2) nell’atmosfera, adeguandosi alle normative di tutela dell’ambiente.L’utilizzo esteso della videoconferenza permette inoltre all’azienda di inserirsi negli elenchi dei fornitori “eco-friendly” che saranno sempre più preferiti per i progetti di cooperazione e sviluppo internazionale.

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