VIDEOCONFERENZA: quali sono i reali benefici per le imprese?

Quali sono i reali benefici della videoconferenza per le imprese? Quanto può risparmiare una piccola impresa con la videoconferenza? E’ quello che analizzeremo in questo articolo.

I benefici della videoconferenza

I vantaggi derivanti dall’adozione di una soluzione videoconferenza sono legati soprattutto alla sostituzione di varie tipologie di incontri face-to-face e meeting di gruppo con incontri virtuali. La videoconferenza, opportunamente integrata nei processi aziendali, consente di ottenere notevoli riduzioni dei costi, rende più efficace il lavoro collaborativo intra-organizzativo e con i partner di filiera, accelera i processi decisionali, aumenta la produttività dei dipendenti, migliora l’immagine aziendale. Come vedremo, la videoconferenza permette di ottenere benefici sia di tipo tangibile, misurabili e di carattere quantitativo, sia di tipo intangibile, connessi ad aspetti di carattere qualitativo.

Benefici tangibili

Come per l’audioconferenza, i benefici tangibili della videoconferenza sono riconducibili sia a risparmi di costo, o cost savings primari, sia a risparmi di tempo, o cost savings secondari. Il principale aspetto da valutare è quello dei costi diretti legati alla gestione dei viaggi per i dipendenti. Le trasferte possono essere ricondotte ad esigenze di varia natura: meeting interfunzionali orizzontali o verticali, riunioni intersede qualora si tratti di aziende con una struttura articolata sul territorio a livello nazionale o internazionale, incontri con fornitori, partner o clienti. I cost savings primari possono essere ricondotti in larga parte alle seguenti voci: costi di trasferta (mezzi di trasporto, pernottamento, pasti) costi amministrativi (pratiche di rimborso, costi agenzia di viaggi) costi per le indennità di trasferta. I cost savings secondari rappresentano uno dei vantaggi fondamentali provenienti dall’utilizzo della videoconferenza. Stimando che la durata totale per una trasferta di carattere domestico sia pari a 10 ore e che la durata del meeting sia pari a 4 ore, ne deriva che, sostituendo una trasferta con un meeting virtuale si può ottenere un risparmio notevole in termini di tempo, pari a 6 ore per persona. Ipotizzando di sostituire una trasferta al mese con una videoconferenza, un singolo dipendente otterrebbe un incremento di produttività pari al 3,75% (6 ore su 160 mensili). In ottica aziendale, considerando una media 5 partecipanti, ciascun meeting virtuale consentirebbe di convertire in attività produttive ben 30 ore di tempo dei propri manager, ovvero di ottenere cost savings secondari complessivi calcolabili sulla base della qualifica della risorsa in movimento e del relativo costo orario per l’azienda. I risparmi di tempo si traducono dunque in concreti vantaggi per l’organizzazione:

– incremento di produttività

– migliore utilizzo delle risorse umane diminuzione dei tempi dedicati al trasferimento (riduzione costi del personale in relazione alle ore improduttive dedicate alla trasferta)

-riduzione dei tempi dedicati alla gestione amministrativa delle trasferte (riduzione costi da personale amministrativo).

E’ utile anche sottolineare come, evidentemente, i viaggi internazionali abbiano un impatto maggiore in termini di cost savings secondari rispetto a quelli domestici, in funzione delle distanze superiori e di un generale aumento della complessità gestionale.

Benefici intangibili

I benefici intangibili della videoconferenza sono legati all’incremento della capacità di apertura e di comunicazione dell’organizzazione e nell’organizzazione, alla ottimizzazione dei processi gestionali, all’accelerazione dei processi decisionali, al miglioramento dell’immagine, dell’efficienza e del clima organizzativo, sia all’interno dell’organizzazione che nelle relazioni con i partner di filiera. L’uso sistematico della videoconferenza consente di ottimizzare le relazioni interfunzionali ed intersede, ampliare il coinvolgimento dei collaboratori, alimentare il lavoro collaborativo con i colleghi e con il network esterno. Con particolare riferimento alla prospettiva delle risorse umane, la videoconferenza può portare ad un miglioramento sia nell’efficacia del lavoro che nella qualità della vita dei dipendenti, soprattutto per le persone che devono spostarsi frequentemente, con vantaggi di carattere professionale, psicologico e anche fisico come la riduzione dello stress creato dai viaggi e dal tempo trascorso in auto nel traffico cittadino. La videoconferenza offre inoltre la possibilità di svolgere riunioni virtuali istantanee, particolarmente utili in caso di decisioni da prendere con urgenza e che coinvolgono più persone fisicamente distanti.

La videoconferenza per le piccole imprese e i professionisti

Non bisogna pensare che i benefici della videoconferenza siano riservati alle grandi aziende con molti dipendenti e numerose sedi periferiche. Anche una piccola impresa, uno studio professionale o un singolo professionista che abbiano necessità di incontrare clienti, colleghi o collaboratori, possono con la videoconferenza tagliare i costi di viaggio e limitare il tempo improduttivo delle trasferte, contribuendo in tal modo ad aumentare la redditività del proprio business. Il calcolo che segue si riferisce proprio al caso tipico di una piccola impresa.

Quanto costa un meeting fuori sede

Consideriamo un solo manager che si sposta da Roma a Milano per una riunione di circa 3 ore. Limitiamo al massimo le spese: andata e ritorno nella stessa giornata, viaggio in treno 2° classe, metropolitana invece del taxi, un panino invece del pranzo al ristorante.

– Treno A/R: 170 €
– Metropolitana 4 viaggi: 4 €
– Pranzo: 10 €

TOTALE SPESE VIAGGIO: 184 €

Il viaggio in treno dura almeno 6 ore e supponiamo che i quattro viaggi in metropolitana durino in totale un’ora. Sul treno è possibile fare qualche telefonata, ricevere e inviare mail, leggere o scrivere un documento: riduciamo quindi il totale delle ore improduttive da 7 a 4. Un manager costa all’azienda almeno 80€/ora dunque le ore improduttive costano in totale 4×80€ = 320€ senza contare l’eventuale indennità di trasferta.Il costo totale che l’azienda sostiene per una riunione di 3 ore di un solo manager fuori sede è quindi 504€

Quanto si risparmia con la videoconferenza

Abbiamo visto che un meeting che richieda la trasferta (senza pernottamento) di un solo manager costa all’azienda circa 500 euro. Se consideriamo un minimo di una trasferta al mese per 11 mesi otteniamo una spesa di 5.500 euro in un anno. Con una spesa annuale circa 10 volte inferiore (600 euro) è possibile disporre, 24 ore su 24, di una meeting room virtuale capace di ospitare fino a 6 postazioni in videoconferenza. Questo significa che un solo manager, utilizzando il servizio di videoconferenza invece di spostarsi fisicamente, potrebbe far risparmiare alla propria azienda circa 5.000 euro in un anno.

Un caso reale: “Rodinò & Partners”

Esemplificativo è il caso della Rodinò & Partners, azienda Corrispondente e Coverholder dei Lloyd’s di Londra che svolge attività altamente qualificata nella consulenza e intermediazione assicurativa. Prima di acquisire il servizio di videoconferenza, almeno uno dei manager dell’azienda effettuava in media 4 trasferte Napoli-Milano al mese. Con i parametri di calcolo molto vicini a quelli sopra adottati, considerando un numero medio annuo di trasferte pari a 46, le spese sostenute per le trasferte ammontavano a circa 24.000 euro l’anno. Con l’obiettivo di tagliare i costi di viaggio e limitare al massimo il tempo improduttivo, a fine 2012 il Dott. Ugo Rodinò, fondatore dell’azienda, decideva di acquistare da Unified Communication un abbonamento annuale al servizio di videoconferenza JOINVIDEO. “Dopo due mesi – conferma il Dott. Rodinò – la videoconferenza ci ha già permesso di dimezzare il numero delle trasferte, grazie all’ottima qualità dei meeting virtuali JOINVIDEO che svolgiamo con laptop e tablet”. Si stima quindi che nel 2013 l’azienda potrà risparmiare più di 11.000 euro, risparmio ovviamente destinato ad aumentare man mano che i meeting virtuali diverranno preponderanti rispetto a quelli fisici.

Perchè scegliere il servizio JOINVIDEO

JOINVIDEO è il servizio di videoconferenza su internet che JOIN CONFERENCING rende disponibile in modalità cloud. Con JOINVIDEO anche un semplice pc o un tablet diventano vere e proprie postazioni di videoconferenza capaci di rendere i meeting virtuali spontanei quanto gli incontri face-to-face. Con JOINVIDEO è possibile soddisfare qualsiasi esigenza di videoconferenza professionale in qualsivoglia contesto operativo, perchè:

– è particolarmente economico

– offre qualità video in alta risoluzione e fluidità delle immagini superiore anche in presenza di collegamenti internet poco performanti dispone di un sistema di ottimizzazione real-time delle risorse che permette di inviare a ciascun dispositivo la miglior qualità video possibile al momento in funzione della banda disponibile e delle capacità del dispositivo stesso; tutto ciò senza influenzare la qualità della videoconferenza degli altri partecipanti: in sostanza ognuno ottiene il massimo della qualità video in funzione dei propri mezzi

– non richiede di installare alcun tipo di hardware può essere utilizzato su una pluralità di dispositivi fissi e mobili: pc e laptop (Windows e Mac), tablet (iPad e dispositivi Android), smartphone (iPhone e dispositivi Android), sistemi di videoconferenza da sala, telefoni e dispositivi per audioconferenza

– è compatibile con qualsiasi sistema di videoconferenza H.323 presente sul mercato fornisce un accesso alle videoconferenze semplice e intuitivo: basta inserire le credenziali (o semplicemente il proprio nome se si è invitati come ospiti) sul portale di servizio e con un semplice clic si entra nella meeting room dove si svolge la videoconferenza

– supporta la condivisione dati (documenti, presentazioni, grafici, tabelle) durante la videoconferenza, funzionalità fruibile da tutti i partecipanti inclusi i sistemi di videoconferenza H.323

– permette videoconferenze con un numero di partecipanti fino a 100 in alta definizione

– è sempre disponibile (h24)

– offre tutte le funzioni di regia audio/video necessarie a gestire eventi anche complessi: collegamento/disconnessione partecipanti, attivazione/esclusione microfoni e webcam, etc.

-permette la registrazione delle videoconferenze e la trasmissione contemporanea o differita in streaming.

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