VIDEOCONFERENZA: un nuovo modo di fare business

Febbraio 2014 – L’era in cui viviamo porta con sé un paradosso: gli scienziati hanno dibattuto per secoli per comprendere le reali dimensioni della terra, ma se oggi vogliamo misurare il pianeta il risultato cambia a seconda della tecnologia considerata. Le sconfinate distanze affrontate dai viaggiatori dell’antichità si sono in molti casi annullate. La nuova via della seta del business globale si snoda lungo il web e permette di trovarsi faccia a faccia con gli uomini d’affari dei nostri tempi, a qualunque latitudine e senza limiti di tempo. Stabilire relazioni solide con partner, personale interno, investitori e clienti è vitale. I nuovi servizi di videoconferenza in alta definizione consentono di comunicare come se ci si incontrasse di persona, contribuendo così al successo della propria attività. Non è più essenziale viaggiare per mantenere buoni rapporti. Né è indispensabile sacrificare la qualità dei servizi pur di tagliare i costi. Inoltre, la tecnologia sofisticata non è più riservata a tecnici e addetti ai lavori.

Analizziamo quindi i principali vantaggi della videoconferenza.

ACCELERARE IL BUSINESS

Una delle ragioni principali per usare una nuova tecnologia è la maggiore produttività. Nessuno ha mai comprato un apparecchio fax solo per risparmiare sulle spese di invio postale, e l’e-mail non è stata creata esclusivamente per eliminare i costi delle spedizioni cartacee. I progressi nella tecnologia servono in primis ad accelerare il business e in secondo luogo a risparmiare. Negli ultimi 50 anni, l’innovazione ha permesso a sempre più imprese di proiettarsi dalla dimensione locale a quella globale. Nonostante gli aspetti positivi, queste tecnologie hanno avuto un prezzo: il rapporto umano. Oggi la videoconferenza consente di crearlo e mantenerlo indipendentemente dalla distanza, superando i limiti dell’e-mail. Infatti, il 93% della comunicazione è non-verbale, mentre oggi più del 56% delle persone pensa che la mail venga utilizzata troppo spesso rispetto al telefono o alle conversazioni faccia a faccia.

ACQUISIRE UN VANTAGGIO COMPETITIVO

Chi non desidera avere un vantaggio competitivo? La videoconferenza è di solito considerata una tecnologia per “gli altri”, qualcosa che serve ai professionisti che gestiscono fusioni e acquisizioni. Secondo un sentire molto diffuso, la videoconferenza sarebbe un servizio che un’impresa media non può permettersi. Non è più così. Migliaia di piccole e medie imprese con risorse limitate beneficiano dei molteplici vantaggi della videoconferenza: incontrarsi con più persone; accedere a una catena di distribuzione globale; collaborare con clienti e partner in tempo reale. Le aziende che utilizzano la videoconferenza godono per questo di un vantaggio competitivo sulle altre. Lo stesso fenomeno si è verificato all’epoca dell’introduzione di tecnologie come i motori a vapore, la stampa e l’e-mail. La videoconferenza è semplicemente il passo logico successivo. Un bel cambio di passo. Grazie ai servizi di videoconferenza, la percentuale di lavoratori insoddisfatti del loro equilibrio tra vita e lavoro è destinata a diminuire. Così come si riduce il tempo medio trascorso negli ingorghi dagli automobilisti nelle ore di punta.

EVITARE SACRIFICI INUTILI

Trovare il perfetto equilibrio tra lavoro e vita privata può essere difficile. Cerchiamo di essere disponibili 24 ore su 24, affrontiamo lunghi spostamenti per andare al lavoro, partecipare alle riunioni settimanali nella sede centrale della nostra azienda, incontrare i clienti, ecc. Risultato: ci sembra di essere sempre in viaggio. Viaggiare per lavoro sembra normale, finché non si ci rende conto che si fa fatica a tornare a casa perfino durante i week-end. Anche sostituendo solo alcuni incontri con la videoconferenza, si possono evitare inutili sacrifici. Così, a prescindere da dove si vive, grazie alla videoconferenza si riesce ad essere a casa per la cena, ad aiutare i figli a fare i compiti o a praticare lo sport preferito. Accumulare i punti “frequent flyer” è bello, ma avere uno stile di vita sano ed equilibrato è ancora meglio. Ad esempio, molti tecnici sono costretti a fare le stesse sedute di formazione in ogni ufficio. Attraverso i sistemi di videoconferenza possono invece farle contemporaneamente anche in paesi diversi. Questo non solo evita i costi dei viaggi di lavoro, ma consente di risparmiare un’enorme quantità di tempo prezioso. Grazie alla videoconferenza, insomma, raggiungere l’equilibrio tra lavoro e vita privata è diventato più semplice.

Disporre di servizi su misura

In passato, le aziende erano costrette ad acquistare costose infrastrutture se volevano implementare un’infrastruttura di videoconferenza affidabile e di qualità professionale. Quei giorni sono passati. Oggi sono disponibili servizi di videoconferenza HD in cloud a prezzi accessibili a qualsiasi impresa o singolo professionista. Grazie a software sofisticati, si può costruire la propria videoconferenza partendo dagli elementi base, per poi aggiungere in modo facile ed economico altri servizi e funzionalità. Le aziende possono avere quello che serve esattamente quando serve. Ad esempio, allestire una piccola sala per la videoconferenza oggi è semplicissimo e costa meno di 200 euro.

Ridurre i viaggi e aumentare la produttività
Il secolo d’oro dei viaggi è passato. La comodità dei viaggi non migliora, le compagnie aeree non diventano più veloci e si preoccupano di aumentare la quantità di passeggeri invece di migliorare la qualità dei voli. I clienti chiedono viaggi economici, ma soprattutto confortevoli. Oggi anche un volo di poche ore può diventare un fastidio. Il Concorde non è stato scartato perché era troppo veloce, ma perché era troppo lento. Anche se era l’aereo più veloce del mondo, impiegava troppo tempo per arrivare da un posto all’altro. La tecnologia rende oggi possibile la comunicazione istantanea a costi incomparabilmente inferiori rispetto ai viaggi. Gli aerei restano un mezzo di trasporto efficace per viaggiare, ma non aiutano a risparmiare tempo. Le aziende hanno bisogno di trovare soluzioni alternative e la videoconferenza risponde perfettamente all’esigenza di ridurre il tempo impiegato nei viaggi a favore dell’aumento della produttività.

Garantire la continuità del business

Maltempo, incendi, disastri naturali, epidemie. L’elenco dei fattori che possono influenzare le imprese – spesso fuori dal nostro controllo – può far paura. Nel 2010, ad esempio, la nube di cenere vulcanica che ha oscurato i cieli d’Europa ha costretto a cambiare i piani di oltre 100.000 voli e bloccato oltre 10 milioni di persone. Grazie alla videoconferenza è invece possibile garantire la continuazione delle attività lavorative. La videoconferenza rende infatti possibile lavorare con colleghi e clienti anche quando non si può raggiungere il proprio ufficio. E’ sufficiente disporre di un laptop, un tablet o uno smartphone per collegarsi in videoconferenza dalla propria abitazione o da qualsiasi luogo ove sia disponibile un collegamento internet. La qualità delle relazioni non ne risente, perché il video HD fornisce una dimensione di interazione che nessuna altra forma di comunicazione a distanza può fornire. E’ molto importante potersi vedere faccia a faccia quando si prendono decisioni importanti, specialmente in un periodo di crisi come quello che stiamo attraversando.

Sfruttare tablet e smartphone

Grazie ai dispositivi mobili come smartphone e tablet, quasi tutti nel mondo, ovunque vadano, dispongono di un terminale di videoconferenza, anche se spesso non ne sono consapevoli. La tendenza è definita con l’acronimo inglese BYOD (Bring Your Own Device). Considerare quindi anche tablet e smartphone tra i sistemi di videoconferenza è fondamentale per le comunicazioni aziendali. I moderni dispositivi mobili consentono infatti la collaborazione in video con le stesse funzionalità disponibili in ufficio. Inoltre, sono molto facili e comodi da usare.

Gestire la globalizzazione

La globalizzazione ha fatto si che clienti, colleghi, fornitori e partner siano dislocati in tutto il mondo. Visto che il business da locale diventa sempre più globale, occorre poter stabilire e mantenere le relazioni anche a migliaia di chilometri di distanza. A prescindere dal luogo dove si trova il proprio ufficio, è necessario relazionarsi con più persone e nel più breve tempo possibile. Così come i siti web hanno permesso alle aziende di entrare in contatto con clienti che altrimenti non avrebbero mai potuto raggiungere, la videoconferenza rappresenta la soluzione più efficace ed economica per mantenere, indipendentemente dalle distanze, i contatti e le relazioni d’affari.

In conclusione …

Sono insomma tanti i vantaggi che aziende di qualsiasi dimensione possono ricavare dalla videoconferenza. In conclusione, possiamo aggiungerne un altro. Provare con i propri occhi non costa nulla. Le dimostrazioni sono gratuite e permettono a manager e dirigenti di sperimentare in prima persona una riunione in videoconferenza per poter poi configurare il servizio secondo le proprie esigenze. Inoltre fare il primo passo è facile, perché si può cominciare a costi ridottissimi e con formule di videoconferenza pay-per-use che si possono modificare in qualsiasi momento se la videoconferenza diventa un sano “vizio” in azienda. E’ anche possibile noleggiare sale di videoconferenza presso strutture esterne per sperimentare, prima di procedere ad un eventuale acquisto, una configurazione basata su endpoint H.323, cioè i terminali hardware espressamente progettati per le videoconferenze da sala.

La soluzione c’è.
Ai moderni viaggiatori non resta che scegliere.


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